「社員に生成AIを使わせたいが、ルールが無いのが怖い」。そう相談する地方企業の社長や総務の担当者は少なくありません。
生成AIの社内ルールとは、社員がAIに何を入れてよいか、AIに何をさせてよいか、外れたときにどうするかを決めた取り決めです。 先に決めるのは、入れてはいけないものの一覧より、AIにさせてよい操作です。メールの送信、記事の公開、データの削除、購入のように、取り消しにくい操作は、人が事前に承認します。会社が認めた範囲で、影響が小さく、元に戻す方法を確認できた操作は、AIに最後まで任せてかまいません。
デジタルプロモーション株式会社（以下、当社）は、Claude CodeとCodexを使って、記事の下書き、資料づくり、社内の情報整理などの社内業務を進めています。本記事は、その運用で気づいた点をもとに書いています。社員にAIを使わせる前に、最低限の取り決めを作りたい社長・総務・情シスの方に向けています。
1. 先に決めるのは「入れるもの」「させること」「外れたとき」の3つ
ルールに書くことは、次の3つに絞れます。
- 何を入れてよいか：個人情報や機密を、どこまでAIに渡してよいか
- 何をさせてよいか：どの操作はAIが自分で進め、どの操作の前に人が見るか
- 外れたときにどうするか：誰に知らせ、被害の拡大をどう止め、何を直すか
最初に作られるのは、1が多いようです。2023年に公開された日本ディープラーニング協会（JDLA）のひな形は、構成が「データ入力」と「生成物の利用」の2部で、入力時と生成物の利用時の注意事項を整理しています（第9章）。
ただ、AIが文章を返すだけの段階から、AIがメールを送り、ファイルを消し、ページを公開できる段階に入ると、入力の禁止事項に加えて、AIの操作権限を決める必要が出てきます。AIが実際に何をしたかが、取り返しのつかない結果につながることがあるからです。これは当社の見立てです。
チャットで下書きを作る段階と、外部サービスを操作する段階では、必要な対策が異なります。いまチャットで文章を作る段階なら、第2章と第6章から読んでください。AIに操作をさせ始めたなら、第3章から先も必要です。
2. 入れてよい情報は、種類を決めたうえで、置き場所とアクセス権で絞る
入力のルールは、情報の種類で書くのが定番です。個人情報、取引先から預かった秘密情報、自社の機密は入れない、という書き方です。JDLAのひな形も、個人情報、他社から預かった秘密情報、自組織の機密情報を、入力に注意が必要な類型に挙げています。国のAI事業者ガイドライン（第1.2版）も、AI利用者の事項に「機密情報等を不適切に入力することがないよう注意を払う」と書いています。
種類で書くと、社員は入れるたびに「これは機密か」と考えることになります。そこで、会社が機密区分を決め、区分ごとに保管先を分け、AIや連携アカウントがアクセスできる範囲を保管先の権限で絞る方法があります。当社も、議事録について同じ考え方で運用しています。一件ずつ社員が判断する形にしないためです。保管先を分けるだけでは足りません。実際にアクセス権を絞り、制限が効いていることを確かめます。入力だけでなく、AIが返す内容にも秘密情報を載せない、といった当たり前のことは行っています。
種類の定義が要らなくなるわけではありません。置き場所を分けるには、何が機密かを会社で決めておく必要があります。
もうひとつ注意があります。JDLAのひな形の例は、2023年当時の特定サービスを前提にしています。個人情報を入れてよいかは、規約や契約だけでは決まりません。個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人情報を含む入力が利用目的の達成に必要な範囲内かを確認すること、個人データを入力する場合は、サービス提供者がそれを機械学習に使わないことなどを確認することを求めています。利用目的、入力する情報、サービス提供者による利用方法（学習への利用を含む）、法令上の要件を、あわせて確かめてください。文面をそのまま写さず、自社が使うサービスの条件で確かめてください。
3. させてよい操作は、戻せるかどうかと影響の大きさで分ける
操作の線は、操作の種類で引きます。見るのは「やってしまったあとで、元に戻せるか」と、「戻せるとしても、影響が大きくないか」です。
事前に人の承認を求めるのは、送信・公開・削除・購入の4つが基本形です。ここでの購入は、新規契約、プラン変更、承認済みの予算を超える利用に絞ります。承認済みの予算内の通常利用は、別に定めた上限に従います。メールなどの送信は、人が行うか、人が対象と内容を確かめて承認したうえでAIが行うかを、会社で決めます。
消す操作だけ「一覧を見せてから」としているのは、対象を取り違えやすいからです。大量の対象を1件ずつ確認させると、確認が形式的になるおそれがあります。まとめて見て、対象が合っているかを人が照らし合わせます。
ただし、「戻せる」ことは、「任せてよい」ことと同じではありません。共有設定の変更や業務システムの停止のように、取り消せても影響が大きい操作があります。入力した情報の漏えいも、取り返しがつきません。「戻せるか」は事実の分類で、「何を事前承認にするか」は当社の方針です。この2つは分けて読んでください。任せる操作は、会社が認めた情報・サービス・権限の範囲内で、影響が小さく、元に戻す方法を確認できたものに限ります。
戻せるかどうか迷う操作は、戻せない側に入れておくのが安全です。後から戻せる側へ移すのは簡単ですが、戻せないものが戻せる側にあると、気づいたときには遅いからです。これは当社の考え方で、法律や国のガイドラインが定めた区分ではありません。
4. 確認しすぎない：任せると決めたら、設定に書く
確認を増やせば安全になる、とは限りません。慣れてくると「この操作はもう毎回見なくていい」と思うものが出てきます。そこで口頭の了解だけで済ませ、設定には書かずに次の作業へ進むと、次の作業でAIはまた確認を求めてきます。確認が減らず、工数も減りません。
確認が多すぎると、社員はAIを使うのをやめるか、確認を飛ばす近道を探します。これは当社の見立てで、数字で測ったものではありません。
当社の打ち手は、任せると決めたら、口頭で済ませず、ツールの設定にある許可の一覧に書くことです。決めたことが設定に残っていれば、その設定が適用される操作の確認を減らせます。ただし、別の承認条件や管理者の設定が優先されて、確認が必要になる場合があります。誰が承認したか、いつ変えたか、どの範囲を許可したかは、設定とは別に記録します。
書くものには、線があります。許可の一覧に入れるのは、第3章で、AIが進めてよいとした操作だけです。送信・公開・削除・購入は、慣れても一覧に入れません。入れてしまうと、せっかく引いた線が設定の中で消えるためです。さらに、これらは実行の前に承認を求める設定にし、実際に止まることを試して確かめます。設定で止められない場合は、その権限をAIに渡さず、人が操作します。一覧から外すだけでは、承認が必ず求められるとは限らないためです。
5. AIの利用枠も、ルールに入れておく
当社でヒヤリとしたのは、情報の漏えいではありませんでした。AIの利用枠を使い切ってしまい、ほかの人が使えなくなったことがあります。利用枠を、誰がどの作業にどれくらい使うのか、決めていなかったためです。お客さまの案件の作業は、必要に応じて利用枠を足して止めないようにしています。
入力のルールにも、操作のルールにも、この問題は出てきません。使い切ると止まるのは、使い切った本人だけとは限らないのです。
当社は、これをまだ規則にしていません。ほかの運用と同じく、話しながら進めています。切れそうになったときは、利用枠が戻る時間を待ち、急がない作業を後に回しています。そのうえで、決めておくと防げると考える項目は、次のとおりです。
- 枠は共有か、個人ごとか
- 大量の文書を処理する、長時間動かし続けるといった重い作業を、誰がいつ回すか
- 残りが少なくなったとき、誰に知らせるか。急がない作業を後に回し、利用枠が戻る時間を待つか
- 使い切ったとき、誰が対応するか
6. 外に出るものは、人が確認する
社外に出る文章や画像は、担当者が事実関係、権利、個人情報・機密情報、宛先や公開範囲を確認してから出します。送信は人が行います。公開などをAIが実行する場合は、対象と内容を示して、人の承認を受けます。社内で使う場合でも、人事評価のように重要な判断に使うときは、人の確認が要ります。社外に出す文章についての原則は、地方企業と自治体のAI活用に書いたものと同じです。
SNSの投稿に生成AIを使う場合の条文は、SNS運用ガイドラインのひな形の第5条にまとめました。ここでは繰り返しません。口コミへの返信を下書きまでにする運用は、口コミ返信のAIは下書きまでで扱っています。
自治体が外部の事業者に委託する場合は、生成AIの取扱いを委託契約書に定める点が論点になります。こちらはシティプロモーションにAIをどう使うかに書きました。
7. 当社は、文書のルールを置かずに始めた
当社では、機密情報を載せないといった当たり前のことは行っています。それ以外に、決まった取り決めは無く、問題があれば話しながら進めています。
この形が成り立つのは、AIに操作をさせる人が限られていて、顔が見える規模だからです。これは当社の解釈です。人数が増えたり、AIを使う場所が増えたりすれば、口頭では回らなくなります。第4章と第5章の件はどちらも、決まっていなかったことが原因で起きました。
一方で、先にルールを作ると、使われないルールだけが残ることもあります。ルールは、先に完成させるより、起きたことから足したほうが、現場の言葉で書けると考えています。そのため、勧めるのは、最低限の取り決めを先に作り、起きたことを足していく形です。
8. ひな形：初期運用の要点
次のひな形は、既存の情報管理規程などと併せて使う、初期運用の要点の骨組みです。当社の運用で気づいた点をもとに、当社が提案する形で、当社が実施している内容そのものではありません。【】の中は、会社ごとに選ぶか、書き換えてください。条文の形にしていますが、就業規則に組み込む場合は、社労士や弁護士に確認してください。
第1条（目的と対象） この取り決めは、【会社名】の業務で生成AI（文章・画像の生成、AIエージェントを含む）を使う【役員・社員・外部の担当者】に適用する。
第2条（入れてよい情報） – 次のものは、AIに入れない。【個人情報／取引先から預かった秘密情報／自社の機密】 – 機密区分ごとに【保管先】を分け、AIや連携アカウントがアクセスできる範囲を権限で絞る。読み取った内容が外部サービスへ送られるかも確認する – 利用してよいサービスとアカウントは【会社が契約したもの】に限る。【私用アカウントは使わない】 – 個人情報は、利用目的、サービスの条件、法令を確認したうえで、【入力の可否】を定める – AIが返す内容にも、秘密情報を載せない
第3条（AIにさせてよい操作） 1. AIが最後まで進めてよい操作：【下書きの作成、許可した社内資料の読み取りなど】。会社が認めた情報・サービス・権限の範囲内で、影響が小さく、元に戻す方法を確認できたものに限る 2. 事前に人が承認する操作：送信・公開・削除・購入（新規契約、プラン変更、承認済み予算を超える利用）。削除は、対象の一覧を見せてから承認を受ける 3. させない操作：【 】 4. 戻せるか迷う操作は、戻せない側として扱う
第4条（承認する人） 承認するのは【役職・担当】とする。不在のときは【代理】が行う。
第5条（確認を減らすとき） 第3条1の操作のうち、毎回の確認が不要と決めたものは、口頭で済ませず、ツールの設定（許可の一覧）に書く。第3条2の操作は、一覧に入れず、実行の前に承認を求める設定にして、実際に止まることを確かめる。設定で止められない場合は、実行の権限を与えず、人が操作する。承認者・変更日・許可した範囲を記録し、一覧は【月1回】見直す。
第6条（AIの利用枠） 利用枠は【共有／個人ごと】とする。重い作業は【事前に知らせる】。残りが少なくなったときは【担当者】に知らせ、急がない作業は利用枠が戻る時間まで後に回す。
第7条（外に出るもの） 社外に出る文章・画像は、担当者が事実関係、権利、個人情報・機密情報、宛先と公開範囲を確認してから出す。送信は人が行う。公開などをAIが実行する場合は、対象と内容を示して承認を受ける。SNSは【別に定めるSNS運用ガイドライン】による。
第8条（外れたとき） 誤送信、情報漏えい、誤削除などが起きた、または疑われるときは、追加の実行を止め、【担当者】にすぐ連絡する。関連する記録は消さずに残す。影響の確認、被害拡大の防止、必要な社内外への連絡は、【担当者】が判断する。そのあとで、原因を調べ、設定とルールを直す。就業規則上の扱いは【総務・社労士に確認】して定める。
第9条（見直し） 【半年に1回】、起きたことを踏まえて、この取り決めを見直す。
9. 国のガイドラインとJDLAのひな形との関係
AI事業者ガイドライン（第1.2版）
総務省と経済産業省が、令和8年（2026年）3月31日に公表した版です。原文から、本記事に関わる点を挙げます。
- AIエージェントを、「特定の目標を達成するために、環境を感知し自律的に行動する AI システム」と定義しています（第1部）
- 共通の指針の「安全性」で、AIの利用に際して「人間の判断を介在させる等の対策を講じる」としています
- AI利用者の事項では、「人間の判断を介在させることにより、人間の尊厳及び自律を守りながら予期せぬ事故を防ぐことも可能となる」と書いています
指針は、リスクに応じて、人の判断を介在させる対策を求めています。本記事では、この指針を、送信・公開・削除・購入の承認に具体化しました。この4区分は当社の提案で、国が定めた区分ではありません。どの操作の前に人の判断を挟むかは、各社で決める部分です。第3章は、その一例です。
JDLAの「生成AIの利用ガイドライン」
JDLAの公式の資料室に掲載されているのは、第1.1版（2023年10月公開）です。初版は2023年5月1日に公開されました。条項のみの版を読むと、次の構成でした。
- 冒頭に、目的、対象とする生成AI、禁止する用途の欄がある
- 本体は「データ入力に際して注意すべき事項」と「生成物を利用するに際して注意すべき事項」の2部
- AIが自分でメールを送る、ファイルを消すといった操作を扱う条は、見当たらない
- 外れたときの報告や扱いを定めた条も、見当たらない
JDLAのひな形は、2023年の対話型の生成AIを前提に、入力時と生成物の利用時の注意事項を整理した資料です。本記事では、これに操作の権限と、問題が起きたときの対応を加えて考えます。
自治体の場合に、住民に出る業務と庁内で閉じる業務で確認の重さをどう変えるかは、自治体の生成AIは、どの業務から始めるか｜住民に出る業務と庁内で閉じる業務で、確認の重さを変えるで扱っています。
10. よくある質問（FAQ）
Q1: ルールが無いまま、社員に使わせてもよいですか？ 当社は、文書のルールを置かず、使う人が限られた状態で、問題があれば話しながら進めています（第7章）。使う人を増やすなら、最低限、入れる情報と、取り消しにくい操作の線は書いておくことを勧めます。
Q2: 何から決めればよいですか？ 第3章の表からです。今AIにさせている操作を書き出し、戻せるものと戻せないものに分けます。取り消しにくい操作の前に、誰が承認するかを決めてください（第3章）。
Q3: チャットで文章を作るだけなら、操作のルールは要りませんか？ チャットだけの利用でも、利用してよいサービスとアカウント、入力してよい情報、出力の確認方法、問題が起きたときの連絡先は決めてください（第2章・第6章）。AIに操作をさせる場合は、第3章以降も必要です。ただ、AIに操作ができる機能を、社員が後から有効にすることがあります。「操作をさせる場合は事前に申し出る」という一文は入れておくと安心です。これは当社の推奨です。
Q4: 決まりを守らなかった社員は、処分しますか？ 就業規則の領域で、本記事では扱いません。JDLAのひな形（条項のみ）にも、該当する条は見当たりませんでした。社労士にご相談ください。ひな形では、まず追加の実行を止めて連絡し、そのあとで原因を見て、設定とルールを直す順にしています（第8章）。
Q5: 利用枠は、社員ごとに分けるべきですか？ 当社はまだ決めていません。共有か個人ごとかは、会社の人数とAIの使い方で変わります。決める項目は第5章に挙げました（第5章）。
Q6: 外部の業者や委託先にも、同じ決まりを適用できますか？ 契約で定める必要があります。自治体の場合は、委託契約書に生成AIの取扱いを定める点を、シティプロモーションにAIをどう使うかに書きました。
11. 次の一歩
まず、次の3つを今週中に済ませてください。
- 今、AIにさせている操作を書き出し、戻せるものと戻せないものに分ける
- 取り消しにくい操作の前に、誰が承認するかを決める
- 任せると決めた操作は、口頭で済ませず、ツールの設定に書く
AIの導入の進め方、社内のルールづくり、運用の設計は、AI活用顧問からご相談ください。顧問、コンサル、受託開発のどれが合うかは、AI顧問・AIコンサル・受託開発は何が違うのかで整理しています。
参考文献
- 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（令和8年3月31日、取得日：2026-10-18）https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/ai_shakai_jisso/pdf/20260331_1.pdf
- 一般社団法人日本ディープラーニング協会（JDLA）「『生成AIの利用ガイドライン』第1.1版を公開」（2023年10月6日、取得日：2026-10-18）https://www.jdla.org/news/202310060002/
- JDLA「JDLAが、『生成AIの利用ガイドライン』を公開」（初版、2023年5月1日、取得日：2026-10-18）https://www.jdla.org/news/20230501001/
- JDLA 資料室「生成AIの利用ガイドライン【条項のみ】（第1.1版、2023年10月公開）」（取得日：2026-10-18）https://www.jdla.org/document/
- 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日、取得日：2026-10-19）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_kouhou_houdou.pdf
- 自社の運用：当社のAI運用の実例（2026年10月時点）
※本記事は当社の運用の一例です。法令や契約への当てはめは、会社ごとに異なります。就業規則への組み込みは、社労士や弁護士にご確認ください。
最終更新日：2026-10-18／初回公開予定 2026-10-23 著者：後藤晃（デジタルプロモーション株式会社 代表取締役社長）。著書『マーケティングで挑む地域創生』（2025年）、シェア出版『「ゼロイチ」の挑戦 Vol.2』第10章寄稿。駅前・街頭のデジタルサイネージ網「タウンビジョン」を全国展開し、サイネージ・SNS・地域メディアを組み合わせた運用代行を専門に手がける。
